Анализ структуры органов ЗАГС Пермского края

Продолжая тему создания эффективной системы управления органами ЗАГС на территории Пермского края, эта неделя была посвящена анализу состояния дел в системе органов ЗАГС Пермского края.

Основные «болячки», выявленные в системе управления органами ЗАГС г.Перми присущи и остальным органам ЗАГС местного самоуправления Пермского края. На мой взгляд, создавая эффективную систему управления, прежде всего мы должны определиться, что понимать под словом эффективность. В моем понимании – это достижение поставленной задачи при использовании как можно меньших ресурсов. Какие же ресурсы на сегодня используют органы ЗАГС:

1.      человеческие ресурсы

2.      финансовые ресурсы

3.      материальные ресурсы (объекты недвижимости)

Без использования данных ресурсов выполнение государственных полномочий будет невозможно. Ресурсы всегда ограничены и наша задача, используя их эффективно получить максимальный результат.

В системе органов местного самоуправления существуют «одноименные»муниципальные образования: г.Кунгур и Кунгурский муниципальный район, г.Соликамск и Соликамский муниципальный район, г.Кудымкар и Кудымкарский муниципальный район. Такая же структура и в системе органов ЗАГС, т.к. полномочия делегированы органам местного самоуправления. Получается, что на территории одного муниципального образования находится 2 отдела ЗАГС, которые использую вышеперечисленные ресурсы (2 помещения, 2 руководителя, 2 бюджета). Где эффективность?

Ответ, в создании объединенных отделов по двум муниципальным образованиям, что может привести к оптимизации численности служащих органов ЗАГС, сокращении расходов на содержание помещений, сокращение трудозатрат по обслуживанию финансовых средств, экономии бюджетных средств при закупке одноименных товаров, работ, услуг.

На соответствующих слайдах полностью описана структура управления и деятельности органов ЗАГС края. В презентации определены основные проблемы в системе органов ЗАГС, даны предложения по их устранению и положительные эффекты от реорганизации системы. (ссылку на слайд)

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАЩИТЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В ОРГАНАХ ЗАГС ПЕРМСКОГО КРАЯ

Бурное развитие информационных технологий  привело к появлению информации, содержащей данные о конкретном лице. В условиях построения глобального информационного общества в нашей стране особое значение приобретает проблема обеспечения защиты прав и свобод человека в информационной сфере. С одной стороны, в условиях современного развития цивилизации и повсе­местного внедрения информационных технологий расширяется доступ людей к информации, что способствует осуществлению права индивида на свободу информации. С другой стороны, доступ физических лиц к базам персо­нальных данных усиливает риск вторжения в сферу частной жизни и нарушения права на ее неприкосновенность. Таким образом, инфор­мационные и телекоммуникационные технологии предельно обострили проблемы, связанные с дилеммой «раскрытие информации — защита частной жизни».

Сбор, обработка, использование, хранение этих данных осуществляются, в финансовой и налоговой сферах, в сфере пенсионного, социального и медицинского страхования, трудовой и других областях общественной жизни, и несомненно, в области государственной регистрации актов гражданского состояния. Конфиденциальная информация в органах ЗАГС представлена виде персональных данных. Федеральный закон «О персональных данных» определил, что персональными данными является любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилию, имя, отчество, год, месяц, дату и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессию, доходы, другую информацию. Персональные данные являются неотъемлемой частью информационных ресурсов всех уровней — от федерального до муниципального.

Система защиты персональных данных в комплексе охватывает все направления, включая правовое, организационное, инженерно-техническое, программно-аппаратное и криптографическое.

Правовой элемент включает в себя установку норм и требований по защите конфиденциальной информации в организационных документах, правилах внутреннего распорядка, контрактах, заключаемых с сотрудниками, рабочих инструкциях и методических документах.

Правовое направление тесно связано с организационным. Так, первостепенное значение имеет методы отбора персонала, разъяснительная работа, разграничение доступа сотрудников к информации, действия в экстремальных ситуациях, охрана территории, зданий и помещений, пропускной режим, оборудование и аттестацию помещений и рабочих зон для обработки персональных данных, решение технических вопросов.

Инженерно-технический элемент защиты персональных данных предназначен для противодействия средствам технической разведки и установления рубежей охраны территории, помещений и оборудования. В органах ЗАГС установлена система противопожарной безопасности и охраны территории, зданий и помещений, средства наблюдения, оповещения, сигнализации, в т.ч. видеонаблюдение), средства контроля за персоналом (предотвращение выноса документов и других носителей данных).

Программно-аппаратный элемент рассматриваемой системы нацелен на защиту персональных данных, хранящихся в компьютерах, серверах, локальных сетях и информационных системах. Данный элемент наряду с криптографическим составляет сейчас основное направление работы по развитию системы безопасности информации в органах ЗАГС.

Последним из компонентов анализируемой системы информационной безопасности органов ЗАГС является криптографический, обеспечивающий безопасность конфиденциальной информации путем кодирования, шифрования, ввода паролей и т.п.

Следует отметить, что в органах ЗАГС особое внимание обращается на совершенствование мер программно-аппаратной и криптографической защиты.

Создание эффективной системы управления органами ЗАГС на территории Пермского края

Одной из целей своей деятельности считаю создание эффективной системы управления органами ЗАГС на территории Пермского края. На сегодняшний день полномочия по регистрации актов гражданского состояния делегированы органам местного самоуправления. Эта неделя была посвящена анализу системы управления органами ЗАГС г.Перми. Сегодня органы ЗАГС г.Перми являются структурными подразделениями администраций районов г.Перми. Т.о. мы имеем 8 отделов ЗАГС на территории г.Перми. Кроме того в аппарата Администрации г.Перми функционирует сектор по взаимодействию с органами ЗАГС г.Перми. Т.е. 42 муниципальных служащих.

В ходе анализа выявлены следующие проблемы:

1. Делегирование полномочий предполагает появление  вспомогательной работы по осуществлению общего руководства, составлению бухгалтерской и финансовой отчетности, работе с населением и т.п., что в результате приводит к увеличению муниципальных служащих.
2. Отсутствует кадровый потенциал муниципальных служащих в органах ЗАГС г.Перми (28% муниципальных служащих имеют среднее и среднее специальное образование, более 20% служащих имеют пенсионный и предпенсионный возраст)

1. Второе важное направление – это финансы. В случае чрезвычайных ситуаций для их перераспределения от одного отдела ЗАГС другому требуется достаточно трудоемкая операция по внесению изменений в решение о бюджете г.Перми. Таким образом, теряется оперативность и гибкость функционирования всей системы органов ЗАГС города Перми.

Кроме того, для осуществления текущей деятельности органы ЗАГС закупают одинаковые товары, работы и услуги, которые в соответствии со ст. 55 Федерального закона № 94-ФЗ они вправе закупать у единственного поставщика. В результате они лишены возможности закупать указанную продукцию по оптовым ценам. Централизованное снабжение может принести экономию в размере 5-10%.

1. Следующий важный момент связан с управлением имуществом. Использование помещений (особенно залов для торжественной регистрации) осуществляется в большинстве случаев только 1-2 дня в неделю. При этом отопления, освещения, уборки и ремонта они требуют ежедневно. Самостоятельно органы ЗАГС на местах не заинтересованы в эффективном использовании данных помещений, т.к. знают, что получат компенсацию этих затрат из бюджета.

Подводя итоги, можно сказать, что масштаб управляемости позволяет эффективно осуществлять полномочия по регистрации актов гражданского состояния в рамках единого централизованного подхода. Во-вторых, централизованное управление позволит оптимизировать штатную численность муниципальных служащих, а также повысить эффективность управления финансами и имуществом органов ЗАГС.